Наверное, любой предприниматель в нашей стране сталкивался с ситуацией, когда в его компании вскрывался факт воровства или каких-то мошеннических действий со стороны персонала.
Что в данной ситуации делать и как в будущем не допустить подобных случаев, мы обсудим в данной статье.
Ответ на вопрос: «Что делать?», очевиден. Надо создавать контур безопасности.
По какому пути пойти при создании системы безопасности компании: создать службу безопасности; расставить на ключевые места родственников; обратиться за консультацией к знакомым полицейским или в детективное агентство.
Для начала не надо торопиться. Лучше Вас никто не знает Ваш бизнес. Соответственно, лучше Вас в нем никто и не разберется.
Приведем некоторые советы, которые помогут Вам повысить уровень безопасности бизнеса:
Проанализируйте все бизнес-процессы в Вашей компании. Начертите схему движения материальных ценностей и денег в Вашем бизнесе.- Обозначьте в этой схеме людей, которые совершают важные операции.
- Поставьте работникам конкретные задачи и опишите им их функции. Закрепите это письменно.
- Введите практику регистрации определенных фактов и необходимость вести регистрирующую документацию в бумажном или электронном варианте (журналы, реестры и пр.), позволяющие и предписывающие фиксировать все отклонения от установленных норм и правил. Простейшие примеры: а) все опаздывающие на работу должны самостоятельно сделать запись в соответствующем реестре; б) менеджер по закупкам обязан письменно уведомить своего руководителя если ему поступит предложение о взятке (откате) или подарок.
- Постарайтесь настроить схему работы с учетом определенных правил. Работника, совершающего важные функции и операции, выборочно должен контролировать непосредственный начальник или другой работник. Важные функции параллельно должны контролироваться с помощью технических средств (например видеокамерами, специальными программами и пр.). Руководитель или представитель контролирующей службы, с помощью упомянутых технических средств, периодически проверяет правильное и добросовестное выполнение своих функций участниками данной схемы работы.
- Организуйте проведение контролирующих и инвентаризационных мероприятий. Выводите результаты и анализируйте результаты. Анализ целесообразно осуществлять по критериям: общие потери, объем выручки, наличие нестандартных операций, списание средств, текучесть кадров и пр.
- Установите персональную ответственность для сотрудников за нарушение функций. При этом надо иметь возможность идентифицировать участника операции с помощью подписи на документе или в электронной базе с помощью Id.
- Применяйте технические средства безопасности (хотя бы минимальные). Для контроля узла возможных проблем. Простейший пример: если у Вас есть опасность злоупотребления кассиром, контролируйте операции в кассовом узле с помощью видеокамеры.
- Фиксируйте нестандартное поведение сотрудников. Например, нельзя без внимания оставлять факт, когда сотрудник часто занимает деньги или стал демонстрировать неопрятный внешний вид, резкую смену настроения и т.п.
Для обеспечения работоспособности этой схемы, в нее необходимо интегрировать работников с минимальными кадровыми рисками. Возрастает роль такого аспекта, как благонадежность персонала. Помните персонал может являться, как объектом защиты, так и источником угроз.
Приведем цитату У. Баффета: «Нанимая работника, вы надеетесь получить его благонадёжность, интеллект и деловую активность. Но если первого нет, два остальных убьют вас»
Это подчеркивает первостепенную важность персонала для обеспечения безопасности бизнеса.
Проверка персонала с использованием полиграфа являются инструментом, который способен стать действенным и эффективным звеном в системе кадровой работы по изучению кандидатов на работу и изучению работающего персонала. Кроме того, полиграф, используемый в целях кадровой безопасности, является серьезным профилактическим инструментом.
Итак, подведем итог. Что будет являться залогом успеха:
- Установить «правила игры» в отношениях работника и работодателя. Закрепить это на бумаге и подписать эти правила;
- Изучить все бизнес – процессы, влияющие на передвижение денег и иных ТМЦ;
- Контролировать и оценивать результаты бизнесс-процессов с помощью персонала и с помощью технических средств.
- Не допускать в компанию нечестных и неблагонадежных сотрудников. Данную задачу поможет вам решить такая процедура, как проверка на детекторе лжи.
- Добиваться лояльного отношения к работодателю со стороны действующих сотрудников.
- Мотивировать работников на честный труд. Поощрять позитивных, лояльных сотрудников, способствующих усилению мер безопасности. Занимать принципиальную позицию и добиваться наказания в отношении сотрудников, допустивших умышленные вредоносные действия в отношении компании или ее сотрудников.
- Выстраивать стратегически свою работу по принципу профилактирования нарушений, а не решения возникающих проблем. Работающий персонал должен чувствовать работу системы контроля и понимать неизбежность проверки.